Instrukcje — krok po kroku

Jak połączyć program z KSeF (certyfikat)

Połączenie robisz raz — potem system pamięta sesję. Najwygodniej certyfikatem KSeF (token to starsza metoda, wycofywana przez Ministerstwo Finansów).

1. Wejdź na ap.ksef.mf.gov.pl i zaloguj się przez login.gov.pl (profil zaufany, mObywatel albo bank), podając NIP swojej firmy.
2. W menu KSeF wybierz Certyfikaty → Wnioskuj o certyfikat. Nadaj nazwę, wymyśl hasło (koniecznie je zapisz!) i kliknij Generuj — przeglądarka pobierze plik klucza (.key).
3. Zaznacz „Uwierzytelnienie w systemie KSeF" i wyślij wniosek. Po chwili kliknij Pobierz certyfikat — to drugi plik (.crt).
4. W programie: Administracja → KSeF → Konfiguracja. W sekcji Uwierzytelnienie wskaż oba pliki, wpisz hasło klucza i kliknij Wgraj certyfikat.

1. Sprawdź tryb pracy: klient api, środowisko prod, NIP firmy — i Zapisz konfigurację.
2. Wróć na stronę KSeF i kliknij Połącz certyfikatem. Gotowe!

🎬 Cały proces krok po kroku pokazuje film „1. Jak połączyć się z KSeF" na tej stronie.

Ważne: system wyłącznie CZYTA faktury z KSeF — niczego nie wystawia i nie wysyła.

Jak pobrać faktury z KSeF

Na co dzień to dwa kliknięcia — na stronie Administracja → KSeF:

1. Kliknij „Od ostatniej synchronizacji" — system sam pamięta, kiedy ostatnio pobierałeś, i sprawdza tylko nowe faktury.
2. Kliknij „Pobierz pierwszą paczkę" — system pobiera faktury porcjami i sam pilnuje limitów KSeF.
3. Po pobraniu, na dole tej samej strony, pojawia się zielony pasek z przyciskiem „Uruchom import XML" — kliknij, a faktury wejdą do programu razem z pozycjami.

Wolisz nic nie klikać? W KSeF → Konfiguracja, karta „Automatyczne pobieranie", włącz automat (co godzinę albo raz dziennie) i wybierz, co pobierać: faktury zakupowe, sprzedażowe albo oba rodzaje — szczegóły i zrzut ekranu w artykule Automatyczne pobieranie z KSeF — jak włączyć. Faktury z automatu mogą najpierw trafiać do „poczekalni" widocznej tylko dla administratora — Ty je przeglądasz i wypuszczasz dla zespołu.

Zakładka Administracja → Import służy tylko awaryjnie — np. po przerwanym pobieraniu.

Budowy: dodawanie, aliasy, zakończenie

Budowę (albo projekt/zlecenie — zależnie od Twojego nazewnictwa) dodajesz w Słowniki → Budowy: numer lub kod, nazwa, kierownik z listy, budżet netto. Daty są opcjonalne — zasilają harmonogram (Gantt).

Aliasy — po co są? Gdy zmieniasz numerację (np. budowa „1/2025" w nowym roku dostaje numer „2/2026"), stary numer zapisz jako alias. Dawne oznaczenia nie znikają — budowę zawsze znajdziesz także po starym numerze.

Zakończona budowa? Kliknij Dezaktywuj — zniknie z bieżących list, ale jej dane i raporty zostają. W każdej chwili możesz ją aktywować z powrotem.

Wszystkie budowy na osi czasu zobaczysz w zakładce Harmonogram — z kierownikami i datami; ołówek przy nazwie pozwala zmienić daty bez wchodzenia w słownik.

Przypisywanie faktur i pozycji do budów

To jedyna rzecz, którą musisz robić, żeby raporty się liczyły.

Cała faktura na jedną budowę: otwórz fakturę (klik w numer na liście), po prawej w panelu „Pola dodatkowe" kliknij Edytuj i wybierz budowę z listy. Tam też ustawisz kategorię kosztu (zwykle nadaje ją automat), status i termin płatności.

Jedna dostawa na kilka budów? Na dole strony faktury jest sekcja „Przypisanie pozycji do budów": wybierasz pozycję z faktury, ilość (może być część — np. 40% dostawy) i budowę. System pilnuje, żeby nic nie liczyło się podwójnie: faktura rozliczana pozycjami liczy się wyłącznie w przypisanej części.

Każde przypisanie od razu przelicza raport budowy, rentowność i budżet — bez odświeżania i bez Excela.

Jak czytać raporty

Raport budowy (zakładka Raport → klik w numer budowy): górny pasek to sedno — koszty netto, sprzedaż netto i wynik budowy z marżą. Niżej: budżet i jego wykorzystanie oraz koszty w rozbiciu na kategorie. Przy każdej kategorii przycisk „Faktury" pokazuje dokumenty źródłowe — żadna liczba nie bierze się z sufitu.

Widok graficzny (przycisk w pasku raportu) — te same liczby jako czytelne paski: struktura kosztów, bilans sprzedaż–koszty–wynik, zużycie budżetu. Idealne na spotkanie z inwestorem.

Rentowność — wszystkie budowy obok siebie: sprzedaż, koszty, zapłacono, saldo VAT i marża. Od razu widać, która budowa zarabia, a która wisi pod kreską.

Każdy raport wyeksportujesz do XLSX albo wydrukujesz — z dokładnie tymi samymi liczbami, które widzisz na ekranie.

Analiza zakupów: kto podniósł ceny, gdzie kupujesz drożej

W Zakupy → 🤖 Analiza zakupów system porównuje ceny jednostkowe z Twoich faktur (tylko na żądanie — nic nie liczy się w tle, dane nie wychodzą poza serwer):

• Wzrosty cen u dostawców — ten sam produkt u tego samego dostawcy: mediana wcześniejszych zakupów vs ostatnie zakupy. Lista sortowana wg wpływu na Twoje koszty (kolumna „Wydano w okresie") — na górze to, co naprawdę boli w złotówkach.
• Ten sam produkt u różnych dostawców — gdzie kupujesz drożej, niż mógłbyś, z kolumną „Możliwa oszczędność". To sugestie: algorytm łączy produkty po nazwie i jednostce.

Okres analizy i próg procentowy ustawiasz nad tabelami. Dostawców rozliczanych od wolumenu (np. kurier — większa faktura, bo więcej paczek, nie wyższa cena) pomiń przyciskiem „Pomiń" — lista pomijanych jest zapamiętywana, przywrócisz ich klikając chip nad wynikami.

• Analiza liczy rzeczywiste ceny po rabatach (wartość pozycji ÷ ilość) — jeśli dostawca podaje cenę katalogową i osobny rabat, porównujemy to, co faktycznie płacisz.
• Znacznik „(1 zakup)” przy cenie „Jest” oznacza, że aktualna cena pochodzi z jednego, najnowszego zakupu — przy małej liczbie zakupów traktuj wynik jako wskazówkę do sprawdzenia (kliknij datę, by zobaczyć fakturę), nie wyrok. System normalnie uśrednia co najmniej 3 ostatnie zakupy; im więcej historii, tym pewniejsze porównanie.

Użytkownicy i uprawnienia: kto co widzi i co może zmieniać

Konta zakładasz w Administracja → Użytkownicy: e-mail, imię, hasło startowe i rola. Liczba aktywnych kont zależy od pakietu. Przycisk „Uprawnienia" przy koncie otwiera przełączniki per funkcja — możesz zostawić zestaw wynikający z roli (przełącznik „Użyj zestawu roli") albo ułożyć własny.

Trzy zasady, które warto znać na start:

1. Administrator zawsze ma wszystko — jego przełączniki są ignorowane (bezpiecznik: nie da się przypadkiem zablokować samego siebie).
2. Zmiany uprawnień działają od razu — pracownik nie musi się przelogowywać.
3. Menu i strona startowa układają się według uprawnień: pracownik bez dostępu do faktur po zalogowaniu trafi np. prosto na Zakupy, a pozycji „Faktury" w ogóle nie zobaczy w menu. Wejście na zabroniony adres kończy się czytelnym komunikatem, nie błędem.

Faktury

• Faktury — podgląd (invoices.view): wejście na listę faktur i w szczegóły. Bez tego znika pozycja „Faktury" w menu, a dane faktur są odcięte także „od zaplecza" — nie tylko schowane.
• Faktury — edycja (invoices.edit): zmiana pól na fakturze z KSeF — kategoria, notatki, numer realizacji, tagi — oraz przypisywanie do realizacji, także pojedynczych pozycji. Nie obejmuje płatności (osobny przełącznik niżej) ani usuwania.
• Faktury ręczne (invoices.manual): tworzenie faktur spoza KSeF, ich pełna edycja i usuwanie. Faktur pobranych z KSeF i tak nie da się usunąć — to odwzorowanie rejestru państwowego.
• Eksport XLSX listy faktur (export): przycisk eksportu nad listą faktur. Plik zawiera to, co widzi eksportujący — np. bez uprawnienia do płatności kolumny płatności będą puste.

Zakupy i analiza cen

• Zakupy (purchases.view): strona Zakupy (rejestr wszystkich pozycji z faktur z filtrami), jej eksport do Excela oraz Analiza zakupów (wzrosty cen u dostawców, porównanie dostawców). Przycisk „Pomiń dostawcę" w analizie wymaga dodatkowo uprawnienia do słowników.

Raporty i załączniki

• Raporty (reports.view): raport realizacji, rentowność wszystkich realizacji, harmonogram (Gantt) oraz odczyt załączników (protokołów, umów, zdjęć) i strona ich przeglądu.
• Załączniki — dodawanie (attachments.edit): wgrywanie plików i linków do realizacji oraz edycja opisów. W presetach ma to admin i operator.
• Załączniki — usuwanie (attachments.delete): kasowanie plików. Celowo osobno — w presetach tylko admin, żeby dokumentacja nie znikała przypadkiem.

Pieniądze i prywatność — dwa najważniejsze przełączniki

• Płatności — podgląd (payments.view): statusy, terminy i kwoty płatności faktur zakupowych. Bez tego uprawnienia pracownik nigdzie nie zobaczy, ile i komu płacisz — ani na listach, ani w szczegółach, ani w eksportach czy raportach. W presetach ma to wyłącznie admin.
• Płatności — edycja (payments.edit): zmiana statusu („opłacona", „częściowo"…) i terminu, pojedynczo i zbiorczo. Włączaj razem z podglądem płatności — edycja bez podglądu nie ma sensu.
• Faktury prywatne (private.view): widoczność faktur oznaczonych jako prywatne. To uprawnienie steruje też poczekalnią automatu KSeF — faktury pobrane automatem czekają jako prywatne, a przegląda je i „wypuszcza" dla zespołu osoba z tym uprawnieniem. W presetach: tylko admin.

Słowniki

• Samo przeglądanie słowników (lista realizacji, kategorii, tagów, kierowników) ma każdy zalogowany — bez tego trudno cokolwiek przypisać.
• Słowniki — dodawanie i edycja (dictionaries.manage): nowe realizacje, aliasy numerów, budżety, kategorie kosztów, tagi; także pakiet domyślnych kategorii dla automatu i pomijanie dostawców w analizie zakupów.
• Słowniki — administracja (dictionaries.admin): usuwanie pozycji, słownik kierowników oraz dezaktywacja (zamykanie) realizacji. W presetach tylko admin.

Administracja techniczna

• KSeF (ksef.manage): strona KSeF — konfiguracja połączenia, certyfikat, ręczne pobieranie faktur i ustawienia automatu.
• Import XML (import.manage): awaryjna zakładka importu plików.
• Użytkownicy (users.manage): zakładanie i wyłączanie kont, nadawanie uprawnień, ustawianie haseł pracownikom; także formularz „Pomoc / zgłoś usterkę".
• Backupy (backups.manage): tworzenie, pobieranie i przywracanie kopii zapasowych. Przywracanie nadpisuje dane — dawaj tylko zaufanym.

Presety ról — co dostaje konto „z pudełka"

• Admin: wszystko, zawsze (przełączniki ignorowane).
• Operator: podgląd i edycja faktur, Zakupy z analizą, raporty, eksport, słowniki (bez usuwania), dodawanie załączników. Bez: płatności, faktur prywatnych, faktur ręcznych, KSeF, importu, użytkowników, backupów, usuwania załączników.
• Viewer (podgląd): tylko listy faktur i zakupów, raporty i eksport — nic nie zmieni.

Kilka rzeczy jest na stałe tylko dla roli admin, niezależnie od przełączników: dane firmy, abonament i płatności za usługę oraz nadpisywanie kwot raportowych faktur.

Konto pracownika w praktyce

Konto jest imienne — logowanie na drugim urządzeniu wylogowuje pierwsze, a zmiany na fakturach zapisują się w dzienniku z nazwiskiem autora. Pracownik odchodzi? Kliknij Wyłącz przy koncie — dostęp znika natychmiast, historia jego zmian zostaje.

Załączniki budów: protokoły, umowy, zdjęcia

W raporcie budowy karta „Załączniki": wgraj plik (do 50 MB) z opisem — protokoły odbioru, umowy, zdjęcia z budowy. Pliki trzymamy na serwerze w Polsce, wchodzą do codziennych kopii zapasowych. Miejsce w cenie zależy od pakietu (od 1 GB); przy 80% zapełnienia pokażemy ostrzeżenie.

Masz własny serwer NAS albo chmurę? Zamiast wgrywać plik, wklej link — nie zużywa miejsca, bez limitu i za darmo. Plik zostaje u Ciebie.

Porządki: Słowniki → Załączniki — wszystkie pliki w jednym miejscu, największe najpierw; usuwanie wymaga uprawnienia (domyślnie tylko administrator).

Abonament, pakiety i płatności

Pakiety różnią się limitem kont i miejscem na załączniki; orientacyjne progi liczby faktur/mc znajdziesz w cenniku. Przekroczenie progu niczego nie blokuje — system tylko o tym informuje.

Opłaty: Administracja → Abonament i płatności. Zapłacisz online (BLIK, karta, przelew — PayU) za miesiąc albo rok z góry (rok = rabat), albo poprosisz o proformę i zapłacisz przelewem. Dostęp przedłużamy po zaksięgowaniu — zwykle tego samego dnia roboczego.

Jeśli Twoje zużycie faktur przekracza pakiet (w tym albo poprzednim miesiącu), strona płatności pokaże to i zaproponuje płatność za pakiet dopasowany — z pełną informacją dlaczego.

Koniec opłaconego okresu? Przypominamy od 14 dni wcześniej; po terminie masz jeszcze kilka dni karencji, potem dostęp jest wstrzymywany — dane nie są usuwane, wszystko wraca po opłacie.

Problemy z logowaniem i zgłaszanie usterek

Zapomniane hasło: na stronie logowania kliknij „Nie pamiętasz hasła?" — link do zmiany przyjdzie na e-mail konta. Administrator może też ustawić pracownikowi nowe hasło w Administracja → Użytkownicy („Ustaw hasło").

Nikt w firmie nie ma dostępu do konta administratora? (odejście pracownika, zmiana właściciela) — napisz do nas: office@budowanaplusie.pl albo zadzwoń +48 453 271 100. Po zweryfikowaniu umocowania (np. KRS/CEIDG) przywrócimy dostęp — zasady opisuje § 8 regulaminu.

Coś nie działa albo masz pytanie? W aplikacji: Administracja → Pomoc / zgłoś usterkę — wiadomość trafia prosto do nas z informacją o Twojej instancji i wersji. Odpowiadamy w dni robocze, zwykle tego samego dnia.

Korekty faktur: automatyczne łączenie z fakturą pierwotną

Gdy dostawca wystawi Ci korektę (faktura typu KOR), system sam odnajduje fakturę, której ona dotyczy — i łączy je linkiem w obie strony.

Jak to działa:

1. W pliku z KSeF wystawca podaje dane faktury korygowanej (jej numer i numer KSeF). System czyta te dane przy imporcie i automatycznie tworzy połączenie — nie musisz niczego wyszukiwać ręcznie.
2. Na dole korekty zobaczysz niebieski pasek „Korekta do faktury: …" z klikalnym numerem — jedno kliknięcie przenosi Cię na fakturę pierwotną.

1. Działa to też w drugą stronę — na fakturze pierwotnej pojawia się pasek „Skorygowana przez" z linkiem do korekty (korekt może być kilka):

Warto wiedzieć:

• Łączenie działa w zdecydowanej większości przypadków — zależy od tego, czy program wystawcy poprawnie wpisał dane korygowanej faktury do pliku KSeF. System zna i omija typowe potknięcia popularnych programów księgowych.
• Jeśli korekta przyjdzie przed fakturą pierwotną (albo pierwotnej jeszcze nie pobrałeś), zobaczysz żółtą informację z numerem — po zaimportowaniu pierwotnej link utworzy się sam.
• Kwoty korekty są ujemne i automatycznie pomniejszają raporty budów oraz rentowność.
• Przypisań do budów system celowo nie zmienia sam — na fakturze pierwotnej pojawia się ostrzeżenie o istniejącej korekcie, a decyzję (np. czy skorygować przypisane pozycje) podejmujesz Ty.

Automatyczne pobieranie z KSeF — jak włączyć i jakie masz opcje

Domyślnie faktury pobierasz ręcznie (przycisk „Pobierz z KSeF"). Jeśli chcesz, możesz włączyć automat, który będzie robił to za Ciebie cyklicznie — Ty decydujesz, czy i jak często.

Gdzie to włączyć: Administracja → KSeF → Konfiguracja, karta „Automatyczne pobieranie z KSeF" (widzi ją administrator).

Opcje do wyboru:

1. Tryb — wyłączone (domyślnie) / co godzinę / raz dziennie o wybranej godzinie (np. 6:00, przed przyjściem do biura).
2. Co pobierać — tylko zakupowe (Faktury-Z), tylko sprzedażowe (Faktury-S) albo oba rodzaje. Sprzedażowe warto włączyć, jeśli korzystasz z raportów rentowności — przychody wchodzą wtedy same.
3. Poczekalnia (zalecane przy większym zespole) — faktury pobrane przez automat trafiają najpierw jako *prywatne*: widzi je tylko administrator, przegląda i „wypuszcza" dla pracowników jedną akcją (lista faktur → zaznacz → zdejmij prywatność). W menu pojawia się licznik poczekalni.

Warto wiedzieć:

• Automat pamięta, na czym skończył — pobiera od ostatniego udanego pobrania (za pierwszym razem: 30 dni wstecz, po dłuższej przerwie nadgania do 90 dni).
• Szanuje limity KSeF: pobiera porcjami, a gdy KSeF chwilowo zablokuje pobieranie, grzecznie przerywa i sam dokańcza przy kolejnym przebiegu — bez Twojego udziału.
• Ręczny przycisk „Pobierz z KSeF" działa niezależnie od automatu — zawsze możesz dociągnąć faktury od ręki.
• Zmiany w tej karcie działają od razu po zapisaniu, bez restartów.

Faktury zaliczkowe: jak nie policzyć kosztu dwa razy

Typowa sytuacja: płacisz dostawcy zaliczkę (faktura ZAL, np. 30% wartości zamówienia), a po realizacji dostajesz fakturę końcową (ROZ). Problem w tym, że część wystawców na fakturze końcowej pokazuje pełną wartość zamówienia zamiast samej dopłaty — i wtedy zwykły program policzyłby koszt podwójnie: raz z zaliczki, drugi raz z końcowej. System pilnuje tego za Ciebie.

Co system robi sam, a co zostawia Tobie

Przy imporcie faktury końcowej system odczytuje z pliku KSeF, których zaliczek ona dotyczy, i łączy je linkami (działa w obie strony — kolejność importu nie ma znaczenia). Następnie porównuje kwoty i stawia diagnozę. Ale uwaga: żadna kwota nie zmienia się sama — system tylko podpowiada, a decyzję zatwierdza administrator jednym kliknięciem.

Przypadek 1: wystawca zrobił to dobrze — nic nie robisz

Prawidłowo wystawiona faktura końcowa ma sumy już pomniejszone o wpłacone zaliczki (pozycje pokazują całe zamówienie, ale do zapłaty jest tylko dopłata). System to rozpoznaje i pokazuje zieloną ramkę:

Raport liczy poprawnie od razu: zaliczka wchodzi swoją kwotą, końcowa swoją (pomniejszoną). Suma = rzeczywisty koszt zamówienia.

Przypadek 2: końcowa z pełną kwotą — jedno kliknięcie

Jeśli faktura końcowa zawiera pełną wartość zamówienia mimo wpłaconych zaliczek, zobaczysz żółte ostrzeżenie z gotową podpowiedzią:

W przykładzie: zaliczka 3 690 zł, faktura końcowa na pełne 12 300 zł. Podpowiedź: licz końcową jako dopłatę 8 610 zł (czyli 12 300 − 3 690). Administrator klika „Zastosuj rozliczenie" i gotowe — w raportach końcowa liczy się kwotą dopłaty:

Faktura się nie zmienia (wartość dokumentu to nadal 12 300 zł) — zmienia się tylko kwota liczona do raportów. Zmiana jest zapisywana w historii zmian faktury i zawsze można ją cofnąć przyciskiem „Przywróć auto".

Wariant: zaliczka 100%. Gdy zaliczka pokryła całą kwotę, a końcowa i tak przyszła z pełną wartością, podpowiedź brzmi „nie licz końcowej w raportach (dopłata 0 zł)" — to samo jedno kliknięcie.

Ostrzeżenie w raporcie

Nierozliczone pary widać też w raporcie budowy (albo projektu/zlecenia — zależnie od Twojego nazewnictwa), żeby nic nie umknęło:

Klikasz numer faktury, a na jej stronie czeka przycisk rozliczenia.

Gdy wystawca nie podał referencji: sparuj ręcznie

Zdarza się, że w pliku końcowej brakuje informacji o zaliczkach. Wtedy w karcie „Rozliczenie zaliczek" na stronie faktury końcowej administrator wybiera zaliczkę tego samego sprzedawcy z listy i klika „Sparuj":

Po sparowaniu diagnoza i podpowiedź działają tak samo jak przy parze z pliku. Ręczne sparowanie można usunąć; par utworzonych z pliku KSeF — nie (wróciłyby przy ponownym imporcie).

Widok od strony zaliczki

Na stronie zaliczki widać, którą fakturą końcową została rozliczona — z klikalnym linkiem:

Warto wiedzieć:

• Rozlicza tylko administrator — pozostali użytkownicy widzą ramki informacyjne, ale bez przycisku.
• Starsze faktury (pobrane zanim ta funkcja się pojawiła) nie mają jeszcze połączeń — sparuj je ręcznie, to dwa kliknięcia w karcie „Rozliczenie zaliczek".
• Zaliczki spoza systemu: jeśli końcowa wskazuje zaliczkę, której jeszcze nie masz, zobaczysz jej numer z dopiskiem „brak w systemie". Po jej zaimportowaniu link utworzy się sam, a diagnoza się uzupełni.
• Faktura z przypisanymi pozycjami: gdy końcową rozliczasz pojedynczymi pozycjami na budowy, w raporcie liczą się wyłącznie te pozycje — automatyczne rozliczenie jest wtedy wyłączone, a system podpowiada, by przypisać tylko pozycje dopłaty.
• Różne waluty: jeśli zaliczka i końcowa są w różnych walutach, system nie porównuje kwot (walut nie przelicza) — rozliczasz ręcznie w karcie „Rozliczenie zaliczek".
• Podpowiedź zawsze możesz zignorować i wpisać własną kwotę raportową — mechanizm jest ten sam, co przy ręcznej kwocie do raportu.